Назначение и функции ЭСКАДО

функционал.fw назад

Комплексная автоматизация документооборота:

  • Автоматизация документооборота в офисе, использование различных технологий работы с возможностью обработки документов как в бумажном, так и электронном виде, переход на полностью безбумажную технологию.
  • Организация единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.
  • Использование различных серверов (факсовых, почтовых, серверов для хранения больших объемов графической информации), организация факсимильной/почтовой рассылки.
  • Создание, учет, хранение и обработка различных типов документов (факсимильные и телетайпные сообщения, электронная почта).
  • Автоматическое архивирование документов с использованием гибких алгоритмов.
  • Ведение списка фирм и клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними.
  • Планирование общих и личных мероприятий.
  • Осуществление контроля за подготовкой документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.

Основные функции системы:

  • Поддержка различных типов документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, поручения, контракты).
  • Поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео).
  • Автоматизированный ввод информации, в том числе автоматизация процесса "сканирование-преобразование в текстовый формат" с записью в документ.
  • Рассылка уведомлений о документах по электронной почте, получение подтверждения о приеме документа адресатом.
  • Поддержка электронной подписи и факсимиле.
  • Защита от несанкционированного доступа.
  • Контроль подготовки документа с фиксацией исправлений и замечаний, вносимых в документ в процессе его подготовки.
  • Напоминание исполнителю об истечении срока выполнения поручений.
  • Выдача отчетов о невыполненных поручениях и ответственных за срыв.
  • Обеспечение проведения заседаний и совещаний.
  • Хранение документов в папках, определяемых самим пользователем.
  • Удобный поиск информации.

 Что получите Вы от ЭСКАДО? 

Руководитель компании, отдела, службы
·Оперативное доведение сотрудникам приказов, распоряжений, поручений
·Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников
·Планирование личных встреч совещаний и общих мероприятий
·Контроль деятельности, KPI подразделений и сотрудников отдела продаж
·Повышение качества планирования продаж, контроль всех стадий сделок и аналитика по ним, финансовое планирование
·Контроль полной картины проектов, анализ хода работ, аналитические отчеты, в том числе в виде графиков и диаграмм

Работник канцелярии, административного отдела, секретарь
·Быстрый поиск документов по любым атрибутам и словам
·Отслеживание прохождения документов
·Обработку факсимильной и почтовой корреспонденции Поддержку функции штампа и штрих-кода

Инспектор отдела кадров
·Автоматизацию формирования штатного расписания и ведения табеля рабочего времени, подбор персонала
·Создание и распространение документов внутреннего трудового распорядка
·Ведение отчетности по персоналу и работа с архивом кадровых документов

Менеджер отдела продаж, производственного подразделения
·Учет в реальном времени и планирование всех активностей: встреч, задач, звонков, писем, уведомлений и напоминаний
·Ведение базы клиентов и контрагентов с историей каждого физ- и юрлица, выборку по параметрам, распределение клиентов
·Оповещения о поступлении, производстве, хранении и продаже товаров. Отслеживание выполнения заказов и услуг
·Формирование без ошибок расходных документов и отчетов по продукции/по покупателям
·Аналитику по собственным сделкам, построение и контроль воронки продаж


Маркетолог
·Учет всех маркетинговых кампаний
·Оперативное получение информации по их окупаемости, аналитику по конверсии и эффективности маркетинговой кампании
·Оптимизацию приглашений на мероприятия, отслеживание зарегистрированных, отказавшихся, пришедших и непришедших
·Персонифицированные почтовые и e-mail рассылки, вывод на печать реестров корреспонденции, настольных именных табличек, бейджей и др.

► Полезные сервисы:

Система предоставляет пользователям ряд сервисных функций, направленных на повышение скорости выполнения задач, эффективности и безопасности совместной работы:

  • Настройка прав доступа для различных типов документов с использованием иерархической кадровой структуры.
  • Единый сервис для всех модулей системы (поиск, этапы обработки документов, согласование, рассылка) существенно упрощает обучение и работу в Системе.
  • Организация многопользовательской работы и блокировка одновременного редактирования документа несколькими пользователями.
  • Объединение часто выполняемых операций в непрерывную последовательность технологические цепочки.
  • Настройка этапов обработки для каждого конкретного типа документ определяет последовательность прохождения документа по инстанциям. Этапы обработки можно добавлять, редактировать и удалять.
  • Экспорт данных из видов и форм в офисные приложения Microsoft Excel / Word для формирования отчетов и обмена данными с другими организациями.
  • Интеграция с системой распознавания текстов FineReader позволяет считывать распознанный текст и графику непосредственно в документы Системы (как в текстовом, так и в графическом виде).