Версия ЭСКАДО 7.3

версия.fwназад

Новое в версии ЭСКАДО 7.3 Релиз от 01.02.2016

  • Web-интерфейс и мобильный клиент теперь предоставляются бесплатно для новых
  • пользователей и при продлении или восстановлении подписки и поддержки на систему
  • Реализован адаптивный вариант web-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана.
  • Модули "Фирмы" и "Маркетинг".
  • Добавлены функции печати адресов на этикетках, бейджей, настольных именных табличек для выбранных карточек сотрудников и(или) фирм и для выбранных участников мероприятия. Вы можете выбрать один из преднастроенных форматов этикеток или задать свой формат.
  • Добавлена база "Корзина". Вы можете настроить копирование удаленных документов системы ЭСКАДО в корзину.
  • Добавлена функция вставки QR-кода и Штампа во вложенные файлы.
  • Реализована функция поиска документа в системе по QR-коду с помощью видеокамеры, подключенной к компьютеру.

Напоминаем, что в предыдущей версии тестовая версия данной функции была вставлена в базу "Договоры". В текущей версии эта функция была доработана и вставлена во все модули системы. Вставку штампа удобно использовать, например, для входящих документов полученных в виде файла по электронной почте. Вам больше не потребуется распечатывать полученный файл, ставить на нем рег. номер и дату регистрации, а затем сканировать и подключать в карточку документа. Вы можете сразу вставить файл в карточку документа и выполнить действие по вставке во вложенный файл штампа с типом документа, рег. номером и датой регистрации входящего документа.

Вставку QR-кода можно использовать, например, для файла с договором перед тем как его распечатать и передать внешней стороне для подписания. После подписания и возвращения договора от внешней стороны вы можете открыть карточку договора просканировав QR-код на бумажном оригинале договора с помощью видеокамеры, подключенной к компьютеру.

  • Доработана функция сканирования. Теперь можно использовать русское имя файла для сканированного документа.
  • Добавлено автоматическое переключение на закладку "Согласование" при открытии документа согласующим лицом при параллельном согласовании (раньше это было сделано только при последовательном согласовании).
  • Улучшения при выборе папок в документах:
    • добавлена возможность более быстрого выбора папок из классификатора папок по нажатию на заголовок поля "Папки".
    • добавлена возможность исключить из списка папок конкретной базы папки, относящиеся к разделу "Все базы данных", чтобы показывать только папки, настроенные для текущей базы данных.
    • при добавлении новой папки в классификаторе папок добавлено наследование списка баз, к которому относится папка, из текущей папки, выбранной в виде.
  • Улучшен дизайн карточки документа для печати.
  • Добавлены функции для администраторов системы, связанные с изменением ФИО сотрудника или изменением заместителя или ответственных лиц исполнителя:
    • Изменить ФИО сотрудника.
    • Обновить заместителей и ответственных в документах на исполнении
  • Также добавлены другие функции для упрощения администрирования системы.
 

Подробная информация об изменениях

Система управления предприятием (Основное меню)
 
1. В основном меню системы добавлен раздел "Администрирование", включающий следующие пункты:
- Журнал событий
- Корзина
- Заблокированные документы
Добавлена роль доступа "[Administrator]", которой доступен данный раздел.
2. Добавлена роль доступа "[References]", для которой доступен раздел "Справочники" в основном меню системы. Раньше этот раздел был доступен всем.
 
Настройки ЭСКАДО
1. Добавлена возможность ограничения доступа на чтение и редактирование карточек номенклатуры дел.
 
Кадры
1. Добавлено действие "Сервис\Изменить ФИО сотрудника", доступное для администратора. 
В результате данного действия ФИО сотрудника будет заменена на новое значение в следующих документах:
- карточка данного сотрудника и карточка должности, которую занимает данный сотрудник, в базе "Кадры"
- карточки сотрудников и подразделений в базе "Кадры" (в полях "Заместитель", "Ответственные лица")
- шаблоны согласования, групп сотрудников и резолюций в базе "Шаблоны"
- классификатор папок (в списках редакторов и читателей папок)
2. Добавлено действие "Сервис\Обновить заместителей и ответственных в документах на исполнении", доступное для администратора.
3. Добавлено действие "Сервис\Добавить исполнителя в документы на исполнении", доступное для администратора.
4. В виде "Сотрудники по имени" добавлены действия "Действия\Освободить", "Действия\Уволить", "Действия\Отпуск". Раньше эти действия можно было выполнить только из вида "Иерархия", где сотрудники неотсортированы по имени, что не всегда удобно.
 
Фирмы
1. Добавлены функции печати адресов на этикетах, бейджей, настольных именных табличек для выбранных карточек сотрудников и(или) фирм.
При печати адресов и бейджей вы можете выбрать один из преднастроенных форматов этикеток или задать свой формат. 
Добавлены справочники ключевых слов "Этикетка для печати. Формат. | PrintLabelFormat", "Бейдж. Формат. | PrintBadgeFormat". Если справочники пустые, то используются справочники по умолчанию, зашитые в программу.
2. В карточках фирмы, сотрудника и контакта добавлена кнопка "Календарь" ( ) для добавления в календарь записи со ссылкой на текущую карточку. Напоминаем, что аналогичная кнопка есть в видах "Фирмы\...", "Сотрудники\...", "Контакты\...".
3. При создании записи в календаре по кнопке "Календарь" ( ) в тему записи теперь дополнительно включается мобильный телефон контактного лица, если он есть, а также краткое
содержание контакта, если запись создается на основе карточки контакта. 
 
Маркетинг
1. Добавлены функции печати адресов на этикетках, бейджей, настольных именных табличек для выбранных регистрационных карточек сотрудников.
При печати адресов и бейджей вы можете выбрать один из преднастроенных форматов этикеток или задать свой формат. 
 
Вх./Исх. документы
1. Добавлено действие "Действия (Actions) - Принять почту", позволяющее вручную запустить агента, отвечающего за прием входящей почты, поступившей в данную базу.
Добавлена установка прав доступа на входящие документы, поступившие по электронной почте.
Добавлено отображение входящей почты в виде "Входящие\Новые поступившие".
 
Договоры
1. Добавлены виды "Обсуждаются\По автору", "Все\По автору".
2. При выборе внутренней или внешней стороны в диалоге выбора теперь после выбора фирмы можно сразу нажать клавишу Enter для закрытия диалогового окна. 
 
Заседания (meetings.nsf) - !!! требуется доп. лицензия
1. Добавлена возможность установки доп. связей в секции "Связанные документы" основного документа.
 
Общие изменения для баз ЭСКАДО
 
Сканирование документов
Добавлена возможность использования русских имен файлов для сканов документов.
 
Удаление документов в корзину
Добавлена новая база "Корзина" (trash.nsf).
Права доступа по умолчанию должны быть Depositor (Вкладчик).
Вы можете настроить копирование удаленных документов в корзину для баз "Вх/Исх. документы", "Внутренние", "Произвольные", "Договоры", "Проекты", "Заседания".
 
Согласование
1. Добавлено автоматическое переключение на закладку "Согласование" при открытии документа согласующим лицом при параллельном согласовании (т.е. даже в режиме чтения, раньше это делалось только при последовательном согласовании).
2. Исправлена ошибка, при которой при открытии документа ответственным за согласование и переходе на закладку "Согласование" автоматически открывается подзакладка "Параметры согласования" вместо подзакладки "Карточка согласования".
 
Создание версий документа
Добавлено действие "Сохр.\Новая версия (текущую сохранить как ответный документ)". Действие "Сохр.\Новая версия" переименовано в "Сохр.\Новая версия (предыдущую сохранить как отдельный документ)".
 
Вставка QR-кода и Штампа в файлы
В базах ЭСКАДО добавлена функция вставки QR-кода и(или) Штампа во вложенные файлы. 
Реализована функция поиска документа в системе по QR-коду с помощью видеокамеры, подключенной
к компьютеру.
Вот список форматов файлов, в которые можно вставлять QR-код или Штамп: DOC, DOCX, XLS, XLSX, RTF, PDF, BMP, GIF, JPG, JPEG, PNG, TIF, TIFF, ODT, ODS. Исходный файл преобразовывается к формату .pdf и затем в него вставляется QR-код и(или) Штамп.
Вставку штампа удобно использовать, например, для входящих документов полученных в виде файла по электронной почте. Вам больше не потребуется распечатывать полученный файл, ставить на нем рег. номер и дату регистрации, а затем сканировать и подключать в карточку документа. Вы можете сразу вставить файл в карточку документа и выполнить действие по вставке во вложенный файл штампа с типом документа, рег. номером и датой регистрации входящего документа.
Вставку QR-кода можно использовать, например, для файла с договором перед тем как его распечатать и передать внешней стороне для подписания. После подписания и возвращения договора от внешней стороны вы можете открыть карточку договора просканировав QR-код на бумажном оригинале договора с помощью видеокамеры, подключенной к компьютеру.
 
Выбор папок
1. Добавлена возможность исключить из списка папок конкретной базы папки, относящиеся к разделу "Все базы данных", чтобы показывать только папки, настроенные для текущей базы данных. 
2. При добавлении папки в классификаторе папок добавлено наследование списка баз, к которому относится папка, из текущей папки, выбранной в виде.
 
Решение проблемы с большими полями
Для решения проблемы документов с большими текстовыми полями, которая приводит к невозможности сохранения документа при достижении лимита Lotus Notes на размер текстовых полей, следующие поля сделаны NonSummary:
- Editors
- Readers
- ReviewersInfo
- ReviewersAddr
- ReviewLog
Это позволяет также использовать гораздо большее число согласующих, чем раньше, при использовании простого согласования (напоминаю, что в системе есть еще расширенный вариант согласования).
 
Карточка для печати
Улучшен дизайн карточки для печати.
 
Прочие изменения
1. При обновлении полей доступа к документу из сотрудников, указанных, например в полях Исполнители, Контролер и т.д., теперь если изменился заместитель, то в доступ добавляется строка с тем же сотрудником, но с новым заместителем. Раньше в списке доступа просто оставалась запись сотрудника с предыдущим заместителем.
2. Добавлена возможность более быстрого выбора папок по нажатию на заголовок поля "Папки".
3. Для администраторов добавлена функция поиска документов с большими полями (>32К), которые могут приводить к невозможности сохранения новых изменений в документе.
4. В диалогах выбора сотрудников (исполнителей, адресатов, согласующих и т.д.) после выбора сотрудников теперь автоматически выполняется переход на кнопку "OK", что позволяет нажать клавишу "Enter" для завершения выбора.
5. В базах "Внутренние", "Произвольные", "Вх/Исх" в видах "По дате" добавлен столбец "Дата" справа от столбца "Рег. №". Это сделано чтобы при полнотекстовом поиске в этом виде была видна дата документа.
 
ЭСКАДО-web
1. Реализован адаптивный вариант web-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана.
2. В диалоговых окнах выбора значений из справочников и при выборе сотрудников используется новый вариант отображения списка значений для выбора (grid-view).
3. Если вы не работе с системой больше установленного таймаута (30 мин. по умолчанию), то теперь более корректно выполняется автоматический выход из системы.

                                                                   new71

 

  • ФирмыДобавлен признак "Неактуальная карточка" для карточки фирмы и карточки сотрудника.
    Добавлен признак "Физлицо" и поле "Почтовый адрес" в карточке фирмы.
  • Добавлен расширенный вариант согласования в базах ЭСКАДО. 
    При расширенном варианте на каждого согласующего создается отдельная карточка согласования, где он может сохранить свою версию документа или вложить дополнительные файлы. Вы также можете организовать комбинированный тип согласования, состоящий из параллельных и последовательных этапов.
  • Подписание документа в базе "Внутренние".
  • Добавлена возможность настройки списка полей, которые не используются и не отображаются в данном типе документа (для баз ЭСКАДО).
  • Распознавание сканируемых документов и графических файлов.
  • В базе "Договоры" добавлена тестовая версия функция вставки QR-кода и штампа в файлы.
    Эта функция будет доработана и вставлена в другие модули системы ЭСКАДО в следующей версии системы.
  • Генератор отчетов. Добавлена возможность настройки и формирования отчета без использования представлений или папок.
  • Шаблоны. Добавилась возможность настройки имени файла вставляемого в документ из шаблона. Например, можно добавить рег. номер документа к имени файла или добавить внеш. сторону договора к имени файла с договором.
  • Маркетинг. При выборе адресатов в документе рассылки с использовнием опции "Из справочника Маркетинг" теперь можно добавлять сразу большое количество записей (несколько тысяч).
  • Расширены возможности функции экспорта в Excel.
  • Расширены возможности web-интерфейса ЭСКАДО. В частности добавлена настройка пунктов меню 1-го и 2-го уровня для клиента ЭСКАДО-Web. Вы можете включать в меню дополнительные базы, созданные вами на основе шаблона "Внутренние документы" или "Вх/Исх документы".
    Также можно включить для просмотра через web-интерфейс базу "Проекты".
  • Добавлен нативный мобильный клиент ЭСКАДО. Может быть использован только при покупке лицензии на ЭСКАДО Web-интерфейс.
     
Подробная информация об изменениях
 

Система управления предприятием (Основное меню)

В основное меню системы добавлен пункт "Генератор отчетов". Он доступен только пользователям включенным в роль [ReportGen].

Генератор отчетов

  1. Улучшен дизайн.
  2. Раздел "Помощь" базы "Генератор отчетов" перенесен в общую базу "Документация" (ipcdoc.nsf) в раздел "Руководство пользователя - Генератор отчетов".
  3. Добавлена возможность настройки и формирования отчета без использования представлений или папок.
  4. Добавлена настройка прав доступа к документу настройки отчета.
  5. Для создания отчетов за период добавлена форма для задания периода отчета "SetPeriodDlg". Эту форму можно указывать в настройке отчета в секции "Настройка переменных" в поле "Использовать собственную форму для задания параметров отчета".
  6. Добавлена возможность использования LotusScript (раньше только @formula) при настройке формул для столбцов.

Настройки ЭСКАДО

  1. В виде "Настройка типов документов" добавлено отображение системного имени типа документа.
  2. Добавлена сортировка баз по названию в диалоге выбора базы данных в документе настройки базы данных.

Фирмы

  1. Добавлена кнопка "Создать письмо" в видах "Фирмы\По наименованию", "Сотрудники\...".
  2. Добавлен признак "Неактуальная карточка" для карточки фирмы.
    Добавлены признаки "Неактуальная карточка" и "Не включать в рассылку" для карточки сотрудника.
    Добавлены виды "Сотрудники\По имени (актуальные)", "Сотрудники\По фирме (актуальные)","Фирмы\По наименованию (актуальные)".
    В видах "Сотрудники\По имени", "Сотрудники\По фирмам" добавлены столбцы "Актуал.", "Рассыл.", в которых выводится граф. иконка со знаком "минус", если карточка сотрудника неактуальная или выбран признак "не включать в рассылку" .
    В видах "Фирмы\По наименованию" добавлен столбец "Актуал.", в который выводится граф. иконка со знаком "минус", если карточка фирмы неактуальная.
  3. Возможность выбора из базы "КЛАДР" теперь показывается всегда. Но при этом если она не установлена, то выдается сообщение об ошибке при нажатию на кнопку выбора из КЛАДР.
  4. В карточке фирмы добавлено поле "Физлицо". 
  5. В карточке фирмы добавлено поле "Почтовый адрес".
  6. Добавлены действия по разнесению данных для карточек сотрудников.

Шаблоны

  1. В форме "Шаблон группы сотрудников" добавлена возможность выбора сотрудников и групп из Адресной книги Domino.
  2. Добавлен шаблон служебной записки на командировку в формате Notes richtext. 
    Добавлены шаблоны командировочного удостоверения, служебного задания на командировку и приказа на командировку в формате MS Word.
  3. Добавилась возможность настройки имени файла вставляемого в документ из шаблона. Например, можно добавить рег. номер документа к имени файла или добавить внеш. сторону договора к имени файла с договором.
  4. Добавлена возможность сортировки по описанию поля или по названию поля в шаблоне документов в секции "Настройка полей".

Контроль

  1. В базах ЭСКАДО изменен агент создания/обновления контрольных карточек (агент  1. "SetControlCard") в базе "Контроль". Теперь не создаются и не обновляются контрольные карточки для документов неизменявшихся более 1 года.
  2. Добавлены виды "На контроле\По дате контроля", "На исполнении\По дате контроля".

Маркетинг

  1. Улучшен импорт из Excel. При импорте теперь ограничен список форм, по которым должны создаваться документы: "Регистрационная карточка участника мероприятия" и "Карточка мероприятия".
    При импорте пустых ячеек теперь не заносится 0 в поля, а заносится пустое значение (""), если для 
    импортируемой ячейки настроен формат "Общий".
  2. При выборе адресатов в документе рассылки с использовнием опции "Из справочника Маркетинг" теперь можно добавлять сразу большое количество записей (раньше можно было добавлять только порциями приблизительно по 250-300 записей).
    Аналогично ограничение снято при выборе адресатов в документе рассылки с использовнием опции "Из справочника Фирмы". Для этого нужно изменить номер колонки для данного типа справочника адресатов на 4, название вида должно быть "PersonAndFirms".
Вх/Исх документы
  1. При нумерации исходящих документов добавлена возможность настройки и добавления дополнительного префикса (кода организации).
  2. При регистрации входящего документа, если обнаруживается дубликат с таким же исх. номером и датой, в сообщении о дубликате теперь дополнительно выводится рег. номер и дата дубликата (раньше выводился только отправитель).

Общие изменения для баз ЭСКАДО

Согласование 

  1. Добавлен расширенный вариант согласования. В документе настройки типа документа в секции "Настройки согласования" добавлено поле "Какой тип согласования использовать" (простой, расширенный, выбирается пользователем). При расширенном варианте на каждого согласующего создается отдельная карточка согласования, где он может сохранить свою версию документа или вложить дополнительные файлы. При расширенном варианте вы можете организовать комбинированный тип согласования, состоящий из параллельных и последовательных этапов.
  2. В стандартном варианте согласования дата и время действий при согласовании теперь фиксируются с использованием времени на сервере, а не на клиенте.
  3. Параметр согласования "Посылать ежедневные напоминания визирующим" теперь выставлен по умолчанию в значение "Да".

Подписание документа

Добавлена функция подписания документа с использованием встроенной электронной подписи Lotus Notes. Работает только в версии клиента Notes 8.x и выше.
Пока используется только для базы "Внутренние", а также во всех базах при использовании расширенного варианта согласования.

Распознавание текста в графических файлах

Добавлена функция распознавания текста при сканировании и в графических файлах, вложенных в поле "Содержание" документа.

Настройка скрытия полей карточки документа

Добавлена возможность настройки списка полей, которые не используются в карточке документа в зависимости от типа документа. Данные поля не будут отображаться в карточке для данного типа документа.
Список настраиваемых полей: Приоритет, Код, Подписал, Адресат, Статус действия, Папки, Дело, Количество листов/приложений.
Данная возможность реализована для документов баз "Внутренние документы" и "Произвольные документы".

Блокировка от одновременного редактирования

Изменена процедура блокировки от одновременного редактирования документов в базах ЭСКАДО. Теперь временный документ блокировки создается не в текущей базе, а в базе "База для временных данных" (tempdb.nsf). Поэтому теперь не нужно давать права "Delete documents" к базам ЭСКАДО, чтобы нормально удалялся временный документ блокировки при закрытии редактируемого документа.
Права Author и "Delete documents" должны быть только к базе "База для временных данных" (tempdb.nsf), что по умолчанию и установлено для данной базы.

Вставка QR-кода и Штампа в файлы

В базе "Договоры" добавлена тестовая версия функция вставки QR-кода и штампа в файлы. Эта функция будет доработана и вставлена в другие модули системы ЭСКАДО в следующей версии системы.

Изменения для ЭСКАДО-Web

  1. Добавлена настройка пунктов меню 1-го и 2-го уровня для клиента ЭСКАДО-Web.
  2. Вы можете включать в web-меню дополнительные базы, созданные вами на основе шаблона "Внутренние документы" или "Вх/Исх документы".
  3. Также можно включить для просмотра через web-интерфейс базу "Проекты" и разделы системы СУПеР "Отдел продаж" и "Отдел закупок".

Прочие изменения

  1. При настройке шаблона документа в базе "Шаблоны" можно настроить диалоговую форму, которая сделана не как LayoutRegion, а как форма с таблицей.
  2. Изменена функция "Рассылка". Если для базы настроен http-адрес, то в диалоге "Рассылка" по умолчанию включен параметр "Включать в сообщение URL-ссылки на документ". Если пользователь не входит в роль доступа [MailSendSetType], то ему как и прежде не видны настройки параметра "Включать в сообщение" и если для базы настроен http-адрес, то теперь рассылаемое сообщение будет включать URL-ссылку на документ (помимо Notes-ссылки).
  3. В базах "Внутренние" и "Проекты" скрыты действия "Создать" и "Ред." в представлениях и в форме основного документа от пользователей с правами Читатель или ниже.

Изменения для ЭСКАДО-mobile

Добавлена база "Мобильный ЭСКАДО" (escadomobile.nsf). Может быть использована только пользователями с лицензией на ЭСКАДО-web интерфейс